چقدر ماتریس آیزنهاور را می‌شناسید؟ از این مقوله چه می‌دانید و در چه زمان‌هایی اقدام به بهره‌برداری از آن می‌نمایید؟ اگر شما نیز مانند بسیاری از افراد دیگر با مدیریت زمان و همچنین نحوه اولویت بندی آن مشکل دارید، می‌توانید در این مقاله ما را همراهی نمایید، تا علاوه بر اینکه از مزایای فوق العاده‌ی مدیریت زمان و الویت بندی بهره برداری مفیدی داشته باشید، به اهداف و همچنین موفقیت‌های چشمگیر و بزرگی نیز دست یابید.
یکی از مهمترین مواردی که توسط پژوهشگران برای مدیریت زمان و همچنین اولویت بندی مناسب آن ارائه شده است، نظریه مهم ماتریس آیزنهاور است. این ماتریس با تقسیم شدن به چهار قسمت مختلف، می‌تواند شما را همراهی نمایند تا بتوانید فعالیت‌های خود را اولویت بندی نموده و به بهترین نحو، زمان خود را مدیریت نمایید. اما شاید این سؤال نیز برای شما پیش آید که چطور این روش تأثیرگذار بوده و چهار قسمت مهم و اساسی آن کدامند؟!؟ در ادامه همراه ما باشید تا با شگفتی‌های این ماتریس بیشتر آشنا شوید:
هر آنچه که باید از ماتریس آیزنهاور بدانید:
یکی از مهم ترین دانش‌هایی که امروزه به سبب اولویت بندی کارها و اهمیت انجام کارها بر اساس اولویت‌بندی مناسب بسیار مورد توجه قرار گرفته است، مقوله‌ی ماتریس آیزنهاور است. این اولویت‌بندی فوق العاده شرایطی مهیا نموده است که افراد بتوانند کارهای خود را به بهترین نحو، طی نموده و به اهداف بلند مدت خود در کوتاه‌ترین زمان ممکن دست یابند.
با مدیریت زمان می‌توانید کارهای خود را اولویت بندی کنید. اما این اصول مهم مدیریت زمان، هنگامی می‌توانند کاربردی و تاثیرگذار باشند که، اولویت‌بندی شما بر اساس اهمیت آن‌ها صورت پذیرد. در غیر این صورت ممکن است کارهایی را در اولویت بندی خود قرار دهید که، از اهمیت بالایی برخوردار نبوده و از این رو شما را در دستیابی به موفقیت، با وقفه و یا مشکل مواجه نمایند. یکی از کاربردهای بسیار مهم این ماتریس، اولویت‌بندی کارها بر اساس اهمیت آن‌ها برای دستیابی به اهداف شما، است. به این نحو که با یک چشم انداز ده ساله و دستیابی به اهداف خود، می‌توانید چند هدف مهم را تعیین نموده و با توجه به اهمیت دستیابی به آن‌ها، اقدام به اولویت‌بندی و برداشتن گام‌های مناسب، نمایید.
بر اساس یک تعریف کلی، می‌توان گفت که: در این ماتریس ابتدا:
- چشم انداز مهم مشخص شده
- اهداف مناسب برای رسیدن به اهداف بزرگتر مشخص شده
- مشخص نمودن کارهای مهم برای رسیدن به اهداف
- در نهایت اولویت بندی آن‌ها بر اساس اهمیت
می‌باشد. حال که این اولویت بندی به بهترین نحو انجام شد، می توانید از مدیریت زمان و تکنیکهای آن نیز بهره‌برداری نموده و همچنین می‌توانید تمامی اقدامات، کارها و فعالیت‌هایی که سبب عقب افتادن شما می‌شوند را بشناسید و از آن‌ها دوری نمایید. سپس اقدامات و کارهایی را انجام دهید که می‌توانند شما را در دستیابی به اهداف بزرگ، همراهی نمایند. از مهم ترین دسته بندی ماتریس آیزنهاور می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- کارهای مهم و فوری:
همانطور که از اسم این ماتریس برمی‌آید، این کارها به سبب اهمیت بسیار بالا و همچنین فوری بودن انجام آن‌ها، بهتر است در اولویت قرار بگیرند. انجام سریعتر این کارها سبب می‌شود که بتوانید به بهترین نحو اهداف خود را کشف کرده و همچنین زمان خود را صرف دستیابی به آن‌ها نمایید. در بسیاری از موارد این کارهای مهم و فوری به سبب انجام ندادن آن‌ها در زمان گذشته، پدید آمده‌اند. برای نمونه اغلب این کارها، کارهای مهم و غیر فوری در گذشته بوده‌اند که به سبب عدم انجام آن‌ها در زمان مشخص، به کارهای مهم و فوری تبدیل شده‌اند. در بسیاری از مواقع این کارها شما رو قدم به قدم به اهدافتان نزدیک‌تر خواهند نمود. لذا با شناخت آن‌ها و همچنین اولویت بندی صحیح آن‌ها و انجام آن‌ها در زمان مشخص، می‌توانید به موفقیت‌های بزرگ در کسب و کار خود دست یابید. همچنین با انجام این کارها در زمان مناسب می‌توانید احساس آرامش بیشتری را تجربه کنید.
- کارهای مهم غیر فوری:
مرحله بعدی از ماتریس آیزنهاور، توجه به کارهای مهم غیر فوری است. این کارها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار بوده و همچنین ضرورت خاصی برای انجام آن‌ها وجود دارد. اما زمان فوری و مشخصی برای انجام آن‌ها در نظر گرفته نشده است. از این رو اغلب افرادی که در مدیریت زمان تخصص دارند، ابتدا اقدام به انجام کارهای مهم فوری نموده و سپس اقدام به انجام کارهای مهم غیر فوری خواهند نمود. یکی از مثال‌های کاربردی در این زمینه، مربوط به تحصیل شما است. تصور کنید که در یک رشته‌ی تخصصی تحصیل می‌کنید و برنامه‌ریزی آینده‌ی شما نیز وابسته به تحصیل در یک زبان خاص مانند: زبان آلمانی است. در این صورت اولویت خود را بر روی انجام مابقی برنامه‌ها گذاشته و تحصیل در زمینه‌ی زبان را به چند سال آینده موکول می‌کنید. درست است که یادگیری زبان برای دستیابی شما به اهداف بلند، بسیار ضروری است، اما انجام آن در حال حاضر فوری نخواهد بود.
نکته بسیار مهم در این ماتریس این است که اگر این مرحله به بهترین شکل ممکن صورت نپذیرد، حتماً در آینده و دستیابی به اهداف بزرگ خود، با مشکل مواجه شده و فرصت‌های بسیار زیادی را از دست خواهید داد.
کارهای غیر مهم اما فوری:
در این مرحله، شاهد انواع کارهای غیر ضروری هستید که انجام آن‌ها بسیار مهم است. ماتریس آیزنهاور نیز برنامه‌ی خاصی برای این مرحله در نظر گرفته است. شما می‌توانید این مرحله را به دو صورت پشت سر بگذارید. گام اول برای پشت سر نهادن این مرحله، موکول کردن انجام آن به زمان دیگر بوده که کمتر مورد توجه قرار گرفته است. اما مورد دوم که اتفاقاً با استقبال بیشتری نیز مواجه شده است، واگذار کردن انجام آن به افراد دیگر در زمان مشخص خواهد بود. در این صورت شما از افراد واجد شرایط می‌توانید تقاضا کنید تا در این زمینه، شما را همراهی کنند.
- کارهای غیر مهم و غیر فوری:
یکی از تاسف برانگیز‌ترین موارد، این است که بسیاری از افراد و مدیران به سبب عدم آگاهی، بیشتر فعالیت‌های مربوط به این مرحله را انجام می‌دهند. مواردی مانند:
- صرف زمان‌های طولانی و بیهوده و فضاهای مجازی
- صرف زمان طولانی برای مشاهده‌ی تلویزیون
- صرف زمان طولانی برای صحبت‌های بی فایده
- خواندن بسیاری از مقاله‌های بی فایده
و غیره سبب می‌شوند که شما زمان طولانی را هدر داده و اتفاقات خوشایند و پیشرفت‌های چشمگیر زندگی خود را در بهترین زمان ممکن، از دست بدهید.
آموزش به آموزشکاه پارس دوره مدیریت کسب و کار رایگان دارد که اکثر این آموزش ها در آن دوره تدریس شده است.
