قبل از اینکه وارد یک کسب و کار شویم اول باید آموزش راه اندازی آن را بگذرانیم. سیستم سازی کسب و کار یکی از مهم ترین مراحل مدیریت یک سیستم و مجموعه به حساب می آید. در واقع تمام کارها و برنامه هایی که به مدیر کمک می کنند تا یک سری از کارهای روال مجموعه به صورت خودکار و بدون دخالت مستقیم مدیریت انجام شود را سیستم سازی کسب و کار می گویند. سیستم سازی یک مجموعه نه تنها به نفع مدیریت مجموعه، بلکه برای کل سیستم بسیار مهم است. به بیانی خیلی ساده؛ گنجاندن تمامی روال کاری و وظایف موجود در یک کسب و کار در قالب یک سیستم برنامه ریزی شده و معین، که به آن مجموعه کمک می کند تا مستقل از مدیریت و بدون حضور او بتوانند، مسیر برنامه ریزی شده را طی نمایند، مدیریت سیستم کسب و کار می گویند. این کار را می توانیم به نوعی مدیریت زمان نیز تعریف نماییم.
هر مدیری بعد از اینکه کسب و کار خود را به یک جای معینی رساند، به دلیل مشغله های زیادی که طی این مسیر برای او به وجود می آید، نیاز دارد که به گونه ای با کمک تقسیم کار و وظایف بر طبق یک سری برنامه ریزی های مشخص، از حجم کاری خود بکاهد. همین چند خط به ظاهر ساده می تواند تعریف درست و واضحی از سیستم سازی یک مجموعه ی کاری را به شما ارائه دهد. خودتان می دانید که هر سیستم برای اینکه بتواند به درستی کار کند، نیاز دارد که اجزای آن در مکان و زمان معینی قرار گیرند. از آنجایی که یک کسب و کار نیز مانند یک سیستم تعریف می شود، ابزار مربوط به آن را می توانیم در سه مورد بسیار کلیدی، خلاصه نماییم. افراد، ابزار و اسناد، سه مورد مهم و اساسی در سیستم سازی هر کسب و کاری هستند. در واقع این موارد اجزای تشکیل دهنده ی یک سیستم کاری محسوب می شوند.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
در این مجموعه، افراد شامل خود تیم مدیریت، کارمندان، کارکنان، افراد تامین کننده، تیم فروش، تیم تبلیغات و غیره می باشند. منظور از اسناد همان ماموریت ها، برنامه های مدیریتی و دستورالعمل هایی است که در ارتباط با انجام وظایف کارکنان ارائه می شود. و ابزار به مواردی مانند تلفن، کامپیوترها، لبتاب، سامانه های پیامکی و در کل تمامی وسایل الکترونیکی و غیر الکترونیکی گفته می شود که در پیشبرد اهداف مجموعه نقش دارند. در ادامه به بررسی ابعاد مختلف سیستم سازی کسب و کار می پردازیم که به شما نیز پیشنهاد می کنیم تا انتهای مقاله ما را همراهی نمایید :
مزیت های سیستم سازی کسب و کار
جلب رضایت مشتریان :
ببینید تقریبا می توانیم بگوییم که آرزوی تمامی کسب و کارها این است که با جلب رضایت مشتریانشان، مشتریان بالقوه را به مشتریان بالفعل و دائمی تبدیل نمایند. هر چقدر سیستم کسب و کار شما، منظم تر و دقیق تر کار کند به مراتب کیفیت خدمات رسانی شما نیز بالاتر خواهد رفت. از این رو همین مقوله ی به ظاهر ساده در مجموعه ی شما می تواند خاطره ای خوش را برای مشتری به جای بگذارد. سیستم سازی مجموعه ی کاری به خود مجموعه کمک می کند تا با بازنگری های مکرر، بتواند تمامی شکاف ها و خطاهای موجود در خدمات رسانی را شناسایی کرده و از بین ببرد.
بازدهی بالای کارمندان و تیم مورد نظر :
وقتی شما سعی می کنید که تمامی کارهای شما بر طبق برنامه و یک استراتژی خاص پیش برود، طبیعی است که همین مسئله ی ساده می تواند بسیاری از تنش های ایجاد شده در تیم را از بین ببرد. دیگر هر فردی مطابق با برنامه و وظایفی که برایش تعیین شده عمل می کند و احتمال خطا و اشتباه تا حد خیلی زیادی کاهش می یابد. سیستم سازی یک کسب و کار باعث می شود که کلافگی و خستگی بیش از اندازه ی ناشی از گنگی کار از بین برود و نهایتا راندمان کاری کارمندان و مجموعه تا حد خیلی زیادی افزایش یابد.
مدیریت بودجه و جلوگیری از اتلاف هزینه های گزاف :
وقتی که شما بدانید باید چه پولی را کجا و برای چه خرج کنید و این روال به یک برنامه ی روتین تبدیل شود، طبیعتا دیگر مجالی برای پیدایش هزینه های اضافی پیدا نخواهد شد. چرا که قبل از تمام این مسائل، تمامی هزینه های مربوط به گردش مجموعه برآورد و برای هر کدام از این هزینه ها برنامه ریزی شده است. شاید باور نکنید اما همین برنامه ریزی مالی که طی سیستم سازی کسب و کار به آن دست می یابید تا مدت ها می تواند شما را از ضرر و زیان ها ناشی از صرف هزینه های بی هدف، مصون نگه دارد.
رسیدن به یک کیفیت مطلوب در خدمات رسانی و مدیریت :
وقتی که قرار است یک پروسه برنامه ریزی شود و سیستم سازی گردد، طبیعتا قبل از آن تمامی جوانب و ایرادات و نقاط ضعف و قوت مجموعه نیز مورد بررسی قرار می گیرد. این بررسی های پی در پی به شما نشان می دهد که هر بار اشتباه کارتان کجاست. همچنین وقتی کسی تنها یک وظیفه در کل سیستم دارد و موظف است که آن را بهترین نحو ممکن انجام دهد، دیگر نیاز نیست که ذهن خود را مشغول کارهای دیگر کند و سرنخ این کار و کیفیت آن از دستش در برود. همین موضوعات کم کم می توانند سیستم را به یک کیفیت بالایی در خدمات رسانی و مدیریت نزدیک نمایند.
جلوگیری از تکرار بیهوده ی کارها و در نتیجه رشد خلاقیت :
ذهن ما ظرفیت کاملا محدودی دارد و این ظرفیت محدود با توجه به ظرفیت هر فرد باز هم کم و زیاد می شود. اما چیزی که درباره ی عملکرد تمامی ذهن ها صدق می کند؛ فلج شدن ذهن پس از دریافت حجم زیاد اطلاعات بدون ارتباط با یکدیگر است. ذهن شما به نظم نیاز دارد. سیستم سازی کسب و کار باعث می شود که هر فرد در ذهن خودش بداند که باید چه کار کند و این موضوع از انجام کارهای بیهوده و تکراری و نهایتا دور باطل زدن جلوگیری می کند. همین موضوع می تواند بستر راحتی را برای بالا بردن خلاقیت ذهن فراهم آورد؛ در واقع همان چیزی که کل سیستم به صورت جزئی از هر فرد در حیطه ی کاری خودش انتظار دارد. کارایی بالا در عین خلاقیت و کیفیت!
