از مدیریت زمان و تکنیکهای آن چه می‌دانید؟ آیا از تأثیر گذاری فوق العاده‌ی آن بر روی دستیابی به موفقیت‌های برجسته و همچنین برنامه‌ریزی دقیق و کنترل شده، مطلع هستید؟! به طور کلی در تعریف اصلی و مهم مدیریت کاربردی و توانمند زمان، می توان به فرآیند برنامه ریزی و کنترل میزان زمان، برای صرف فعالیت‌های خاص اشاره نمود. در صورتی که این برنامه ریزی برای مدیریت موفق زمان به بهترین نحو انجام پذیرد، افراد می‌توانند در مدت زمان کوتاه فعالیت‌های بیشتری را انجام داده و علاوه بر کاهش استرس به موفقیت‌های شغل چشمگیری دست یابند.
ضمن اینکه امروزه در دنیای ماشینی زندگی می‌کنیم و با حجم بسیار زیادی از فعالیت‌ها مواجه هستیم، در صورتی می‌توانیم به موفقیت‌های بزرگ دست یابیم که از مدیریت‌های هوشمندانه استفاده کنیم. شاه کلیدهای بسیار زیادی برای مبدل نمودن یک انسان ناموفق به فردی موفق و توانگر در جامعه، عنوان شده است. به نظر شما این شاه کلید‌ها کدامند؟! در مطالعات و پژوهش‌های مهم درزمینهٔ کسب و کار موفق، بسیاری از دانشمندان و پژوهشگران به این مهم دست یافتند که با به کارگیری تکنیکهای طلایی درزمینهٔ مدیریت زمان، می‌توان به یک انسان موفق در زمینهٔ شغلی و رشد فردی مبدل گردید. اما اگر می‌خواهید که به یک فرد موفق تبدیل شوید، بهتر است مدیریت زمان و تکنیکهای آن را آموزش دیده و با برنامه‌ریزی کاربردی، به محیط شغلی و زندگی فردی خود، جهت دهید و تاثیر نظم و انضباط فردی را در کسب و کار خود ببینید. حال که به یک دانش مدیریت مناسبی از تعریف کلی مدیریت زمان، دست یافتید، حال به مدیریت زمان و تکنیکهای آن اشاره می‌کنیم:
مهمترین تکنیکها در مدیریت زمان کدامند؟
- شناخت و تعیین درست اهداف
تاکنون شده به برخی از رویاهای خود بیندیشید و تصور کنید که دستیابی به آنها بسیار غیر ممکن می‌باشد؟ این موضوع سبب می‌شود که افراد گاهاً با عدم موفقیت مواجه گردند که با شناخت راه های دست یابی به موفقیت با شناخت تاثیر ناامیدی به وجود می آید. لذا بهتر است برای اینکه بتوانید به موفقیت‌های چشمگیری دست یابید، اهدافی را مورد نظر قرار دهید که علاوه بر قابل دستیابی بودن، قابل اندازه‌گیری نیز باشند. بهتر است مطمئن شوید که اهداف مورد نظر شما قابل دستیابی، مرتبط، به موقع و خاص هستند. اغلب مدیران موفق که به کامیابی‌های بسیار زیادی دست یافته‌اند، کلمه SMART را سرلوحه خود قرار داده‌اند. این کلمه از ترکیب:
• Specific (خاص)
• Measurable (قابل اندازه‌گیری)
• Achievable (قابل دستیابی)
• Reasonable (معقول)
• Time Bound (زمان محدود)
تشکیل شده است که با تکیه به هر کدام از آنها، می‌توانید بهترین مدیریت درزمینهٔ‌ی زمان، را تجربه نمایید.
- اولویت بندی هوشمندانه و دقیق:
برای اینکه بتوانید از یک برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت هوشمندانه بهره مند گردید، بهتر است وظایف خود را بر اساس اهمیت و همچنین سرعت انجام آنها، اولویت بندی نمایید. بهره وری در کسب و کار و داشتن یک روز مفید کاری، برای نمونه: برای انجام صحیح وظایف خود، چه زمانی را باید در نظر بگیریم تا علاوه بر کیفیت بالای کار، بهترین زمان برای انجام کار باشد؟! با مدیریت زمان و توجه به نکات کاربردی در آن، می‌توانید وضعیت مهم را به افراد شایسته محول نموده و در کمترین زمان، به نتایج مطلوب دست یابید. اما مهم این است که کارها را در بهترین زمان خود انجام دهید.
سیستم‌های بسیار زیادی در این زمینه مورد استفاده قرار می‌گیرند. یکی از انواع سیستم‌های کاربردی در این زمینه، سیستم چارک است. در این سیستم به راحتی می‌توانید کارهای مهم و ضروری را اولویت بندی نموده و در زمان مناسب خود، آنها را انجام دهید. با استفاده از این سیستم، حتما از یک مدیریت زمان ایده‌آل و هوشمند، بهره‌مند خواهید شد.
- تعیین محدودیت زمانی برای انجام یک کار
اگر با کاهش تمرکز و کارایی مواجه هستید، یکی از راهکارهای مناسب برای افزایش آن، استفاده از محدودیت‌های زمانی می‌باشد. با انجام یک فعالیت مناسب و منحصر به فرد درزمینهٔ تصمیم گیری‌های مهم مدیریتی، و همچنین صحیح‌ترین مدیریت زمان، می‌توانید از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری نموده و در اولین زمان ممکن آنها را تشخیص دهید. به این ترتیب آنها را شناخته و راهکارهای مناسبی را برای مقابله با آنها برنامه ریزی خواهید کرد. برای نمونه با یک برنامه ریزی دقیق و هوشمندانه می‌توانید فعالیت‌های مهم خود را مرور نموده و در اولین فرصت، اقدام به رفع مشکل نمایید. تصور کنید که شما مدیر یک مجموعه هستید و ساعتی بعد، جلسه‌ی بسیار مهمی پیش رو دارید. اگر از برنامه ریزی صحیحی برخوردار باشید، می‌توانید تمامی مشکلات را قبل از جلسه شناسایی و اقدامات مناسب را جهت رفع آنها به کار ببندید. در این میان کارمندان شما کمک بسزایی به شما خواهند کرد که در یکی از مقالات گذشته برای شما گفتیم که مدیران عاشق چه کارمندانی هستند. - از برنامه ریزی صحیح برای استراحت خود استفاده کنید:
برای اینکه از یک مدیریت کاربردی و صحیح بهره مند گردید، باید علاوه بر پشتکار قوی از تمرکز بالا و انگیزه مطلوبی برخوردار باشید. راهکارهای شما برای حفظ تمرکز و همچنین افزایش انگیزه چیست؟! تاکنون به این فکر کرده‌اید که اگر از استراحت‌های کوتاه در مدیریت‌های کاربردی خود استفاده ننمایید، چه اتفاق ناخوشایندی برای شما رخ خواهد داد؟ اغلب مدیران موفق از برنامه‌ریزی‌های مفیدی تبعیت می‌کنند که با مدیریت زمان، قابل دستیابی خواهد بود.
برای اینکه بتوانید در جهت افزایش تمرکز و انگیزه خود، گامی موثر بر دارید بهتر است از استراحت‌های مناسب در بین کار بهره‌مند شوید. پیاده روی‌های کوتاه مدت، انجام مدیتیشن و بسیاری از فعالیت‌های دیگر، سبب می‌شود که بتوانید تمرکز مناسب برای مدیریت کاربردی را کسب نموده و همچنین از افزایش انگیزه برای دستیابی به اهداف بلند نیز بهره‌مند گردید.
- از مدیریت و سازماندهی خودتان غافل نمانید:
یکی از راهبردهای سازماندهی خود، استفاده از تقویم مناسب برای مدیریت طولانی مدت خواهد بود. بهتر است ضرب الاجل‌های مناسب در پروژه های کاری را شناخته و آنها را در تقویم مورد نظر خود درج نمایید. همچنین بهتر است این را در نظر داشته باشید که چه زمان‌هایی ممکن است کارهای خاص داشته باشید؟! چه روزهایی را می‌توانید برای برگزاری جلسات انتخاب نمایید؟! و مواردی از این قبیل.
برای نمونه، گاهی لازم است به دلیل حضور برخی از افراد داری سمت در شرکت (مانند مدیر امور مالی)، برنامه‌ریزی خاصی را در نظر بگیرید تا بتوانید در این روز مشخص جلسه‌ای کاربردی و مناسب درزمینهٔ سازماندهی شرکت داشته باشید. - حذف فعالیت‌های غیر ضروری:
برخی از فعالیت‌ها و یا وظایف اضافی در یک شرکت یا موسسه و غیره، علاوه بر این که می‌توانند زمان طولانی را از زمان بندی مورد نظر شما صرف کنند، نقش مفید و چشمگیری نیز در دستیابی شما به اهداف، موفقیت و همچنین مدیریت کاربردی شما، نخواهند داشت. لذا برای کیفیت در مدیریت زمان مهم است که وظایف و فعالیت‌های اضافی را شناخته و آنها را حذف کنید. انتخاب کنید که چه چیزهایی سزاوار وقت مفید شما هستند؟!؟
