در دنیای امروز با پیشرفت تکنولوژی و همچنین دستیابی مدیران به ابزارهای جدید برای مدیریت هوشمندانه و کاربردی، شاهد اهمیت استفاده از انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه در کنترل و مدیریت دقیق یک موسسه و یا شرکت، برای دستیابی به موفقیت‌های چشمگیر خواهیم بود. مدیریت کاربردی و دقیق یک کسب و کار موفق، فر‌آیندی پیچیده و مهم است که، برای دستیابی به موفقیت در این فرآیند، استفاده از ابزارهای مهم در قالب نرم افزار مدیریت، از اهمیت حیاتی برخوردار خواهد بود. همانطور که ذکر شد امروزه با وجود پیشرفت تکنولوژی و همچنین استفاده از ابزارهای مدرن در مدیریت، شاهد انواع نرم افزارهای تولید شده در زمینه مدیریت پروژه هستیم. برای اینکه بتوانید یک برنامه‌ریزی دقیق و کاربردی در زمینه کسب و کار و شغل مورد نظر خود را تجربه کنید، استفاده از این ابزارها بسی هوشمندانه و مناسب می‌باشد و در مدیریت زمان نقش مهمی دارند.
اهمیت استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه
همانطور که ذکر شد امروزه استفاده از ابزارها و همچنین نرم افزارهای مدیریت پروژه برای کسب و کار موفق و همچنین پیش‌برد اهداف، بسی لازم و ضروری می‌باشد. حال این سؤال پیش می‌آید که آیا افراد موفق، تنها با واگذاری وظایف شغلی خود، می‌توانند نیازهای یک موسسه یا شرکت را برطرف نمایند؟؟ در پاسخ به این سؤال با تکیه به دانش مدیریت شایسته، می‌توان گفت که: بهتر است برای یک مدیریت راهبردی، از تیم مدیریتی حرفه‌ای بهره‌مند گردید که علاوه بر شناخت نیازهای اجرایی، نحوه انجام نیازها و همچنین زمان مناسب آنها را نیز شناخته و به بهترین نحو اقدام به تأمین آنها نمایند. اگر به دنبال شکل دهی مناسب به روند کسب و کار خود هستید، می توانید از انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه که امروزه در بازار رقابتی، بسیار شاهد آنها هستیم، استفاده نمایید. اهمیت و مزایای استفاده از این نرم افزارها عبارتند از:
• شکل‌دهی مناسب به روند کسب و کار
• مدیریت صحیح و کارآمد تیم حرفه‌ای برای انجام امور مختلف
• مطلع بودن از تمامی رویدادهای پیش آمده در موسسه، شرکت و غیره
• افزایش راندمان کاری تیم حرفه‌ای مدیریت
• افزایش آگاهی تیم مدیریت در زمینه وظایف و همچنین پروژه‌های مورد بررسی
و مواردی از این قبیل که هر کدام از آنها به بهترین نحو بر روی دستیابی شما به اهداف بلند، تاثیرگذار خواهند بود.
انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه کدامند؟
با توجه به دنیای روبه پیشرفت در زمینه‌ی طراحی و تولید انواع نرم افزارهای مدرن برای مدیریت‌های دقیق، امروزه شاهد انواع ابزارها و نرم افزارهای مدیریت پروژه هستیم که هر کدام از آنها به نوعی بر روی پیشرفت و موفقیت مدیران مؤثر هستند. برخی از این نرم افزارها بسیار رایج و برخی دیگر متناسب با کسب و کار حرفه‌ای طراحی و تولید شده‌اند. مدیران با تجربه با کسب اطلاعات جامع در زمینه انواع این نوع از نرم افزارها، اقدام به انتخاب متناسب‌ترین نرم افزار نموده‌اند. لذا مدیران توانمند از این طریق به کلید موفقیت خود دست می‌یابند.
لازم به ذکر است که برخی از این نرم افزارها به صورت رایگان و برخی دیگر با ارائه هزینه، قابل دسترسی خواهند بود. انواع رایج نرم افزارهای مدیریت پروژه در کشور ایران عبارتند از: پریماورا (Oracle Primavera)، MSP، مایکروسافت پراجکت (Microsoft Project). برای شناخت انواع بیشتر نرم افزارها و همچنین سهولت در انتخاب آنها برای مدیریت کاربردی پروژه، همراه ما باشید:
- نرم افزار کاربردی ترلو (Trello):
اگر بخواهیم به یکی از فراگیرترین و همچنین پر مصرف‌ترین انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه اشاره کنیم، می‌توان نرم افزار مدیریت پروژه ترلو(Trello) را در نظر گرفت. استفاده از این نرم افزار علاوه بر اینکه در بستری مناسب و به صورت رایگان قابل دسترسی خواهد بود، همچنین به صورت اپلیکیشن نیز مورد استفاده برای سیستم عامل‌ها قرار می‌گیرد. این نرم افزارها نیز از مزایای قابل توجهی برخوردار هستند. از جمله مزایای آنها می‌توان به:
• سهولت در استفاده و بهره برداری بدون برخورداری از دانش و تخصص خاص
• عدم برخورداری از محدودیت وجود افراد عضو، برای افزایش تبادل اطلاعات
• رایگان بودن استفاده از این نرم افزار
• قابلیت استفاده برای کلیه سازمانهای کوچک و بزرگ
• کاربردی بودن برای انجام کارهای ساده روزمره
و مواردی از این قبیل، اشاره نمود. افراد می‌توانند با کسب اطلاعات کامل در زمینه کار کردن با این نرم افزارها، (که بسیار ساده و آسان است) اقدام به بهره‌برداری از آنها نمایند.
- نرم افزار کاربردی اینستا گانت (Instagantt):
مزایای استفاده از این نرم افزار، با توجه به استفاده از نرم افزار طراحی Asana و همچنین بدون استفاده از این نرم افزار طبقه‌بندی شده است. در صورتی که شما از نرم افزار Asana استفاده می‌کنید، می‌توانید با بهره‌برداری از این نرم افزار مدیریت اینستا گانت، شاهد مزایای فوق العاده‌ای باشید. در این صورت شما تمامی اطلاعات را به صورت یکباره وارد نموده و می توانید پلتفرم‌های مختلف خود را به راحتی مشاهده کنید. لذا برای نظارت و مدیریت بازه‌های زمانی مختلف و تعیین وظایف شغلی، می‌توانید بهترین برنامه‌ریزی را داشته باشید. اما در صورتی که از نرم افزار Asana بهره برداری نمی‌کنید، می‌توانید تمامی وظایف کاری را که به دیگران محول نموده‌اید، مورد نظارت قرار داده و پیشرفت کاری را با توجه به زمان تحویل کارها مشخص و ارزیابی کنید. از جمله مزایای استفاده از این نرم افزار می‌توان به:
کسب اطلاعات کامل از بار کاری یا همان Gantt
واگذاری بسیاری از وظایف ریز و درشت
قابلیت اشتراک گذاری بسیاری از اطلاعات به صورت عمومی
برنامه‌ریزی مناسب برای بازه‌های زمانی مشخص
در اختیار داشتن همزمان چند پروژه کاری و همچنین چند فضای کاری مختلف
برخورداری از مسیر حیاتی
برخورداری از شرایط ایده آل همکاری تیمی از جمله اطلاع رسانی مفید و همچنین تخصصی و محول کردن برخی از وظایف کاری
تبدیل کردن برخی از اطلاعات به فرمت‌های مناسب و دلخواه از جمله: پی دی اف، اکسل و فرمت‌های تصویری
و بسیاری از موارد دیگر، اشاره نمود.
- نرم افزار آسانا (Asana):
اگر به دنبال یک نرم افزار مدیریت پروژه بسیار دقیق و جزئی هستید، انتخاب این نرم افزار، بسی کاربردی و هوشمندانه خواهد بود. مزایای فوق العاده و برجسته در این نرم افزار، بسیاری از مدیران موفق را برای بهره برداری، ترغیب نموده است. از جمله مزایای برجسته در این نرم افزار، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
قابلیت گزارش لحظه‌ای
قابلیت تلفیق با بسیاری از نرم افزارهای دیگر
برخورداری از افزونه‌های کاربردی که سبب دریافت گزارش‌های جزئی از عملکردها و نمودارهای کانبان و گات خواهد شد.
محدودیت استفاده از ایمیل به سبب برخورداری از قابلیت مشخص نمودن پروژه، موقعیت و وظایف افراد
ارائه‌ی اطلاعات مهم مانند برچسب‌ها، خرده وظایف، واگذاری کارها، زمان انجام کارها و غیره
